Helsingfors universitets kalendertjänst Ab Register- och sekretesspolicy

Detta är ett kombinerat registerbeskrivnings- och informationsdokument för Helsingfors universitets kalendertjänst Ab:s kunder, potentiella kunder och webbplatsanvändare i enlighet med 10 § och 24 § i personuppgiftslagen (523/1999) samt artiklarna 12 och 13 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Personuppgiftsansvarig

Namn: Helsingfors universitets kalendertjänst Ab.
adress: Helsingfors universitet
Telefon: 02941 22942

E-post: almanakka@helsinki.fi

Internet: almanakka.helsinki.fi

2. Kontaktperson för frågor som gäller registret

Namn: Stefan Kajanus
Postadress: PL 14, 00014 Helsingfors universitet
E-postadress: almanakka@helsinki.fi

3. Registrets namn

Helsingfors universitets kalendertjänst Ab:s kund- och marknadsföringsregister

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i samband med kontakt, ärendehantering, beställning, fakturering, insamling, rapportering, marknadsföring och andra åtgärder i anslutning till kundvård.

De köp- och transaktionsuppgifter som behandlas i registret kan också användas för att rikta marknadsföringsåtgärder och kundkommunikation. Personuppgifter behandlas också i samband med utskick av nyhetsbrevet Universitetsalmanackan och nyhetsbrevet Kalendervärlden samt i samband med evenemang.

5. Registrets datainnehåll

De personer vars uppgifter kan behandlas är Helsingfors universitets kalendertjänst Ab:s kunder, potentiella kunder, kontaktpersoner eller anställda hos en arbetsgivarorganisation som är eller har varit kund, personer som har varit i kontakt med den personuppgiftsansvarige, besökare på Helsingfors universitets kalendertjänst Ab:s webbplats (universitetets almanackskontor) eller personer som har gett sitt samtycke till marknadsföring.

Registret kan behandla uppgifter som är nödvändiga för registrets ändamål, till exempel i följande kategorier av uppgifter:

• Grundläggande kundinformation, såsom namn och kontaktuppgifter (adress, e-postadress, telefonnummer) och annan information som rör prenumerationen och hanteringen av kundrelationer.
• Kontaktuppgifter som gäller kundtjänst, företagets anställda och tjänster, prenumeration av nyhetsbrev, information om transaktioner på företagets webbplats och andra liknande kategorier av uppgifter.

Registret innehåller inte någon information som anses vara känslig.

Regelbundna datakällor

Uppgifterna om den enskilde inhämtas på regelbunden basis:

• Från personen själv vid kontakt med oss, registrering för en tjänst, i samband med en köptransaktion via e-post eller på annat liknande sätt.
• Med samtycke, från individen i samband med ett besök på webbplatsen eller annan personlig eller digital interaktion.

7. Regelbundna utlämnanden av uppgifter

Vi kommer aldrig att lämna ut personuppgifter till tredje part.

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Under vissa mycket sällsynta omständigheter (t.ex. om vår tjänsteleverantörs servrar finns utanför EU eller EES) kan vi också behöva överföra personuppgifter som vi samlar in till länder utanför EU eller EES där nivån på dataskyddet kanske inte erkänns som tillräcklig av Europeiska kommissionen (t.ex. USA).

I sådana fall kommer adekvat datasäkerhet och behandling av registret att säkerställas genom EU-U.S. Privacy Shield-arrangemanget eller genom avtal med hjälp av modellklausuler som godkänts av EU-kommissionen. Alla dina uppgifter är säkra.

9. Principer för registerskydd

Manuella uppgifter: I våra arkiv finns upplagemeddelanden och annan information om beställningar som vi varje år får per post från våra kunder. Dessa förvaras i ett låst skåp och förstörs inom fem år.

Elektroniskt lagrade uppgifter: Tillgång till systemet med kunddata är begränsad till anställda som i sitt arbete har rätt att hantera kunddata. Varje användare har ett eget användarnamn och lösenord till systemet. Uppgifterna samlas i dokument och databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska medel.

10. Rätt att få tillgång till och ändra uppgifter i registret

Den registrerade har följande rättigheter, vars utövande ska begäras genom att skicka ett e-postmeddelande till almanakka@helsinki.fi med ämnesraden "Begäran om granskning av personuppgifter".

• Rätt till tillgång.
• Rätt till rättelse:den registrerade kan begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter om honom/henne.
• Rättatt invända:den registrerade kan invända mot behandlingen av personuppgifter om han eller hon anser att personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.
• Rätt att invända motdirektmarknadsföring: den registrerade har rätt att invända mot att uppgifterna används för direktmarknadsföring.
• Rätt tillradering : Den registrerade har rätt att begära radering av uppgifter om behandlingen inte längre är nödvändig. Om den registrerade inte vill att uppgifterna ska raderas kommer vi att behandla begäran om radering, varefter vi antingen raderar uppgifterna eller ger en motivering till varför uppgifterna inte kan raderas.
• Lagringsperiod för uppgifterna: Observera att den personuppgiftsansvarige kan ha en laglig eller annan rätt att inte radera de begärda uppgifterna. En sådan rättighet kan t.ex. vara att fullgöra ett avtal för att tillhandahålla den tjänst som du har köpt. Den personuppgiftsansvarige är också skyldig att bevara bokföringsmaterialet under den tid som anges i bokföringslagen (2 kap. 10 §) (10 år).
• Avbeställningav marknadsföringskommunikation och förbud mot marknadsföring: Kunden har rätt att förbjuda att hans/hennes uppgifter används för direkt elektronisk marknadsföring genom att använda länken för avbeställning i nyhetsbrevet eller genom att kontakta vår kundtjänst direkt.