Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut Oy rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut Oy:n asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkosivuston käyttäjille.

Rekisterinpitäjä

Nimi: Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut Oy
Osoite: PL 14, 00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 22942

Sähköposti: almanakka@helsinki.fi

Internet: almanakka.helsinki.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Minna Saarelma-Paukkala
Postiosoite: PL 14, 00014 Helsingin yliopisto
Sähköpostiosoite: almanakka@helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään yhteydenottojen, asioinnin, tilausten, laskutuksen, perinnän, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi. Henkilötietoja käsitellään lisäksi Yliopiston almanakkatoimiston uutiskirjeen ja Kalenterimaailma-tiedotteen lähettämisen sekä tapahtumien yhteydessä.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilöt, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut Oy:n asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöitä tai työntekijöitä, rekisterinpitäjään yhteydessä olleita henkilöitä, Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut Oy:n (Yliopiston almanakkatoimiston) verkkosivuston vierailijoita tai markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

• Asiakkuuteen liittyvät perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä tilaukseen ja asiakkuuden hoitoon liittyvät muut tiedot.
• Yhteydenotot asiakaspalveluun, yhtiön työntekijöihin ja palveluihin sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot, asiointitiedot yhtiön verkkosivustolla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot.

Rekisteri ei sisällä arkaluonteisena pidettävää tietoa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Henkilöltä itseltään yhteydenoton yhteydessä, palveluun rekisteröidyttäessä, ostotapahtuman yhteydessä sähköpostitse tai muulla vastaavalla tavalla.
• Suostumuksella henkilöltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Emme koskaan luovuta henkilötietoja eteenpäin kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Saatamme joissakin hyvin harvinaisissa tilanteissa (esim. tilanteissa joissa palveluntarjoajamme palvelimet sijaitsevat EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella) joutua siirtämään keräämiämme henkilötietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin, joissa tietosuojan taso ei välttämättä ole todettu riittäväksi Euroopan Komission puolesta (tälläisiä maita ovat esimerkiksi USA).

Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita. Kaikki tietosi ovat turvassa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Arkistossamme on asiakkailtamme vuosittain postitse saamiamme painosmääräilmoituksia ja muita tilauksiin liittyviä tietoja. Nämä säilytetään lukitussa kaapissa sekä tuhotaan viiden vuoden kuluessa.

Sähköisesti tallennetut tiedot: Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään dokumentteihin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

10. Oikeus tarkistaa ja muokata rekisterin tietoja

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen almanakka@helsinki.fi otsikolla “Henkilötietojen tarkastuspyyntö”.

• Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
• Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
• Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
• Poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
• Tietojen säilyttämisaika: On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Tälläinen oikeus voi olla esimerkiksi sopimuksen täytäntöön panoa varten, jotta voimme toimittaa hankkimasi palvelun. Rekisterinpitäjällä on myös velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.
• Markkinointiviestinnän peruutus ja markkinointikielto: Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen sähköiseen suoramarkkinointiin hyödyntämällä uutiskirjeessä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä tai ottamalla suoraan yhteyttä asiakaspalveluumme.